10 TIPS PARA UNA ORGANIZAR UN CONVIVIO EXITOSO

Si alguna vez organizaste un acontecimiento, sabes que no todo funciona Conforme el plan y tienes que confrontar varios desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, aún pienso que esta es la regla más preciada.

Organizar una evento no es una labor simple. Pero puedo identificar 10 elementos clave que tiene que tener en cuenta con el fin de que todo salga correcto.

1. Definir el propósito y el formato



Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico sobre este asunto. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para un causa u ofrecer gusto estético a los huéspedes? El formato de la evento dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la duración, la repartición de roles en el interior del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos habituales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en online, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a conseguir el fin del convivio.

2. Preste suficiente interés a la planificación



El plan debe incluir logística, material y la promoción de la evento. Cree un documento disponible para todo el grupo donde cada integrante pueda ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare un listado de las tareas principales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos específicos que están obligados a completarse. Es fundamental designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para completar una labor. A menudo se subestima y la planificación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su costo teniendo en cuenta situaciones imprevisibles



Mire la lista de tareas y las refleje en su capital. También vale la pena razonar en una reserva en caso de acontecimientos imprevisibles.


4. El diablo está en el detalle



Si desea impresionar gratamente a sus invitados, piense en completamente hasta el más minúsculo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si tiene un rincón fotográfico interesante, cómo se ven sus presentaciones y la manera sobre como su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les podría ofrecer la oportunidad de ir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de información.

Intenta asombrar a la multitud y genera el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más usuales. Esta look at more info situación es exactamente lo que genera la impresión de una acontecimiento.

5. Verifique el zona y considere un plan B



Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más inesperado, podría ocurrir que el aire acondicionado no funcione correctamente en la sala, no haya inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales problemas con anticipación.


6. Asignar responsabilidades



Es muy importante distribuir las tareas dentro de los miembros del grupo no solo en la fase de premeditación sino incluso durante el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el paquete de alimentos, comunicación con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del acontecimiento.

Entregue a cada integrante del grupo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un dilema en particular.

7. Cuéntale a tu audiencia referente a el evento



No subestime el tiempo requerido para la promoción exitosa de una fiesta. El estilo de acontecimiento, su público objetivo, los recursos interiores y el importe determinan su enfoque de marketing. Al optar a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener ciertos socios, pero concretos, en lugar de hablar sobre la acontecimiento para casi todos.

También es importante generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con exactitud la percepción del evento a su audiencia.

8. Preste consideración al servicio



Asegúrate de que tu equipo siga la norma de la cara de pato. Sea cordial con los participantes, oradores y socios. Trata de solucionar sus problemas o interrogantes y cumplir con sus expectativas, también si te sientes cansado y no todo funciona de acuerdo con lo planeado. Al final del día, lo que la gente recuerda es acerca de cómo fueron tratados además la entorno, no lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo un verificación final 24 horas antes al acontecimiento



Asegúrese de haber informado a los asistentes acerca de cómo asistir al lugar, invitó a todos los asistentes importantes y preparó los elementos impresos, el material de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas y responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa del acontecimiento, permita que cada miembro del equipo y voluntarios disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

10. Solicitar comentarios



Es probable que estés cansado y dichoso posterior del evento, pero será laborioso para ti proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los participantes deben llenar un formulario de evaluación impreso al final del evento o un formulario en internet cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen varios elementos del evento: logística, oradores, ubicaciones y el labor de los organizadores. Esta información lo ayudará a prevenir fallos en el futuro y a superar la categoría de sus eventos. Si es posible, obtenga opiniones a través de las redes sociales o grabe las comentarios de videos al final de un fiesta. Esto será beneficioso si su evento se efectúa otra vez.

Cualquiera que sea el fiesta que organice, sea optimista y no tenga temor a las sorpresas, ¡y su acontecimiento será un éxito!

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