Si alguna vez organizaste un acontecimiento, conoces que no todo funciona según el plan y tienes que confrontar diferentes desafíos. Esta regla define que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la norma más valiosa.

Planear un acontecimiento no es una tarea fácil. Pero puedo identificar 10 elementos clave que tiene que tener en consideración para que todo salga correcto.

1. Definir el propósito y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico acerca de este tema. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer gusto estético a los huéspedes? El formato de la evento dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la duración, la distribución de roles en el interior del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos habituales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en la web, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a lograr el propósito del acontecimiento.

2. Preste suficiente concentración a la organización

El plan debe incluir logística, contenido y la promoción de la evento. Cree un documento disponible para todo el grupo donde cada miembro tenga la capacidad de ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare una listado de las tareas principales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que están obligados a completarse. Es primordial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una tarea. A menudo se subestima y la planificación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su costo teniendo en cuenta circunstancias imprevisibles

Vea la lista de tareas y las refleje en su capital. También vale la pena razonar en una reserva en caso de situaciones imprevisibles.

4. El diablo está en el detalle

Si desea maravillar gratamente a sus asistentes, analice en todo hasta el más pequeño detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si cuenta con un rincón fotográfico emocionante, cómo se pueden ver sus presentaciones y cómo su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les puede sugerir la posibilidad de ir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de información.

Intenta impresionar a la multitud y produce el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más comunes. Esto es exactamente lo que genera la percepción de una fiesta.

5. Verifique el lugar y tenga un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más inesperado, Pudiera suceder que el aire acondicionado no funcione eficientemente en la sala, no existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales percances con anticipación.

6. Asignar instrucciones

Es muy importante distribuir las tareas entre los miembros del equipo no solo en la parte de gestación sino también durante el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el servicio de comidas, comunicación con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del convivio.

Entregue a cada elemento del grupo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un inconveniente particular.

7. Cuéntale a tu audiencia acerca de el convivio

No subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de una evento. El estilo de convivio, su público objetivo, los fondos internos y el costo determinan su enfoque de publicidad. Al optar a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener ciertos socios, pero específicos, en lugar de hablar sobre el fiesta para casi todos.

También es primordial generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea corto y que transmita con precisión la percepción del evento a su audiencia.

8. Preste consideración al servicio

Asegúrate de que tu grupo siga la norma de la cara de pato. Sea cordial con los concurrentes, oradores y socios. Trata de resolver sus preguntas o preguntas y cumplir con sus expectativas, también si te sientes cansado y no todo funciona de acuerdo con lo planeado. renta de sonidos en iztapalapa Al final del día, lo que la grupo recuerda es cómo han sido tratados además la ambiente, no lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

9. Realiza una control final 24 horas previo del fiesta

Asegúrese de haber informado a los concurrentes sobre cómo asistir al lugar, invitó a todos los amigos sobresalientes y preparó los elementos impresos, el material de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está listo.


Asegúrese de imprimir el programa del acontecimiento, permita que cada elemento del equipo y voluntarios disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una urgencia.

10. Solicitar sugerencias

Probablemente estés cansado y contento posterior del evento, pero será laborioso para ti dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los asistentes pueden llenar un formulario de evaluación impreso al final del evento o un formulario en internet cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos campos del evento: logística, oradores, ubicaciones y el labor de los organizadores. Esta información lo favorecerá a evitar imprevistos en el futuro y a perfeccionar la categoría de sus sucesos. Si es posible, obtenga comentarios a través de las redes sociales o grabe las opiniones de videos al final de una acontecimiento. Esto será beneficioso si su evento se efectúa de nuevo.

Cualquiera que sea la acontecimiento que organice, sea animoso y no tenga miedo a las sorpresas, ¡y su acontecimiento será un éxito!